各学院：
为加强和规范我校毕业生助学档案工作，考虑到贫困生建档工作的重要性以及贫困生数据库的规范性，确保我校家庭经济困难学生资助工作顺利进行，现将收取贫困生档案材料有关工作通知如下： 一、各系、部门对所负责毕业生档案部分，以学生个人为单位进行整理，以班级为单位进行收集，核对无误后填写填写目录，确保学生档案的真实、完整、准确。二级学院所有档案资料收集齐全后，交由学生处检查统一安排收取。 二、助学档案需收集材料： 1、班级材料目录； 2、贫困生档案封皮； 3、高等学校学生及家庭情况调查表、个人申请书、家庭成员户口复印件（或各种贫困证件复印件、地方介绍信等）； 4、家庭经济困难学生认定申请表(班级民主评议班会记录）； 5、班级综合素质分数公示； 6、校级助学金受助学生公示表（班会记录）； 7、国家助学金综合考评情况（认定合格）公示表； 8、国家助学金受助学生公示表（班会记录）； 9、国家励志奖学金学生公示表（班会记录） 10、国家助学金、励志奖学金学生承诺书； 11、 国家奖助学金学院党政联席会议记录。 三、文件整理归档要求 1、各二级学院规范建档，按照班级为贫困生建立档案并规范目录，2014年的贫困生数据库内容须真实完整，排放整齐。 2、归档材料必须手续完备，凡归档资料需由二级学院审查盖章的，必须按规定进行盖章。 3、贫困生档案所有材料需要扫描形成电子版，每个学生一个文件夹，所有申请材料都进行扫描，每个班级一个文件夹。 4、请各学院明确个人分工，注意档案工作的承接性，严禁以“之前我没来，档案不知道在哪”等理由进行责任推脱。 三、档案上交时间 2017年6月10日至2017年7月1日。 四、收取材料安排 各二级学院将所收集的档案材料汇总和电子版统一交由学生处，当面清点、交接后，由学生处组织进行存档工作，届时请相应负责辅导员或学生干部到场协助档案交接工作。 贫困生档案关系到学生的切身利益，请各学院本着服务学生，对学生负责的态度高度重视毕业生的助学档案管理工作，要安排专人负责，确保整个工作按时、正确、不出纰漏的完成。
学生处 2017年4月19日